Leandro esse tipo de organização é algo muito complexo, envolve uma série de fatores e técnicas de gestão, é muito difícil tratar um assunto dessa seriedade com restrições de tempo e contato. Pode parecer simples, mas é disparado um dos processos mais complicados da fotografia.
Via de regra posso te dizer que PLANEJAMENTO é tudo. E quando falo em planejamento estou falando no conceito administrativo da coisa, na elaboração de um plano formal e bem estruturado. Acredito que seja por isso que a maioria dos fotógrafos tenham uma enorme dificuldade nesse tipo de planejamento e muitos acabem até mesmo contratando pessoas especializadas para orgnizar os ensaios mais sofisticados, porque realmente é um trabalho que requer muito conhecimento da área de gestão de processos.
Via de regra o que posso te dizer é que ter uma carteira formada de profissionais que possam realizr bem cada tipo de trabalho é fundamental. Outra coisa é reconhecer sua capacidade técnica de operacionalizar certos ensaios. Por exemplo, eu não pego ensaios que sei que minha equipe não vai dar conta de executar, isso porque conheço os limites da minha equipe. Então ter um cadastro bem elaborado de profissionais, com suas limitações e qualidades é o primeiro degrau para uma boa organização de um ensaio. Também é interessante a construção de uma check list, com o que tem que ser feito antes, durante e depois do ensaio. Sempre procure cumprir os itens do check list no momento programado, porque isso evita que você tenha que conter problemas. Outra questão relevante é bolar um plano de contingências para problemas que possam acontecer (um dos que mais acontece é o clima). Como você pode estar percebendo cada caso vai ter suas próprias regras, pois cada caso vai exigir um conjunto diferente de tarefas, o mais importante nisso tudo é que você tenha uma gestão adequada destas tarefas e saiba tudo o que é fundamental ser feito. Com o tempo você vai adquirindo confiança e seus planos vão conter também o que NÃO deve ser feito, para evitar gastos desnecessários e você vai se aproximar cada vez mais de um nível de maturidade elevado no planejamento de suas atividades.
A disputa pela agenda dos bons profissionais é muito comum, você tem a função de tentar casar tais agendas ou ter um grupo muito grande de prestadores que o permitam fazer isso. Não é uma tarefa simples, por isso requer tempo, uma regra de ouro, nunca marque um ensaio para amanhã, porque certamente você terá muitos problemas, o ideal é que você tenha pelo menos uns 15 dias para se planejar para um ensaio de grande porte.
Seu problema de trocas é um problema de prestador, você deve ter um prestador para cuidar de produção de estilo, você pode ter o critério técnico de escolha do look (tipo a luz agora é melhor para este ou aquele), mas o produtor de estilo tem uma ordem lógica e a escolha das peças não pode ser aleatória, você tem que chegar no ensaio com os looks já pensados, para que as poucas alterações que tenham que ser feitas sejam apenas para ajustes finos. Você deve tentar otimizar a maquiagem também, para isso o ideal é conversar com o maquiador sobre qual seqüência de maquiagem seria a mais apropriada para ganhar tempo e ver se isso bate com a rotina que você quer adotar para as fotos. Para você ter uma idéia eu quase nunca me meto nos trabalhos dos produtores, se for para que eu escolha o look eu não preciso do produtor de estilo. Neste caso o seu problema é de prestador, se o seu prestador não te oferece a qualidade que você procura então tente conseguir outro.
Por fim se concentre em uma área para desenvolver uma metodologia de trabalho nela. Eu costumo dizer que quem tenta atender a dois senhores ao mesmo tempo vai atender mal aos dois.
Não sei se é isso que você esperava ler, mas sem dúvida é o máximo que dá para dar de receita em um espaço como este. :/