Leandro, não faço esse tipo de fotos, mas no geral sigo uma rotina õrganizada para alguns tipos de fotos que faço e uso o mesmo esquema de produção que torna viável meu trabalho.
Como produzo muito material com um enfoque mais autoral, raramente outras pessoas ou profissionais são necessários, mas tenho sempre a mão os telefones e e-mails das pessoas que podem me ajudar.
O primeiro passo pra mim é sempre escrito, defino no papel o que quero fazer e principalmente porque quero fazer determinada imagem (ou trabalho se for extrapolar). O porquê me permite aceitar pequenas alterações de percurso sem fugir da ideia original (por exemplo atualmente eu estou clicando em duas linhas diferentes, são estudos bem claros pra mim, a ponto de se ver oportunidades pra produzir estas fotos, as faço com certa velocidade).
Tendo isso anotado, o próximo passo é rascunhar as fotos que eu quero produzir, já definindo se vai ser cor, pb, que tipo de composição eu quero, que tipo de luz imagino na cena, isso foto a foto. Se achar que isso está coerente vou ao próximo ponto.
Com os rascunhos a mão começo a pensar no que vou precisar para fazer as fotos e se tenho acesso a tudo (aqui entrariam fornecedores, locações, maquiadores, e tudo o mais que vc usa). Quando dependo de prestadores de serviço, costumo anotar até o horário em que estas pessoas me atendem melhor (tem gente que se vc ligar de manhã te trata mal, outros preferem resolver tudo muito cedo) e analiso quem pode suprir melhor as minhas necessidades.
Combinando tudo passo para a execução, que em geral é a parte mais rápida do processo, se eu tiver que fazer alguma alteração de última hora, já tendo a linha definida consigo ter noção de que tipos de alteração posso fazer sem perder a ideia central do ensaio e principalmente tendo tudo amarrado antes, a probabilidade destes problemas surgirem é menor.