Planilhas de excel, tabelas dinâmicas para análise de dados, tudo isso faz parte da minha rotina há muitos anos. Adoro, aliás esse gosto veio antes que a fotografia.
Inicialmente achei muito interessante sua iniciativa e dentro das minhas possibilidades gostaria de deixar minha experiência. Com relação às receitas, não há muito o que dizer, por si só já está bem relacionado.
Vou deixar meus 2 cents é nas despesas, porque são nelas que está o sucesso ou fracasso de um negócio... Tudo depende do nível de detalhamento que você pretende chegar. Dependendo da situação, quem for utilizar a planilha como referência, pode fazer vistas grossas para determinadas despesas ou, se for o caso, tenha tudo anotado, tim-tim por tim-tim.
Exemplo:
Na questão Veículo:
Além do gasto com combustível e estacionamento, existem outros que fazem parte e muitas vezes nós ignoramos:
Digamos que você comprou um carro para essa atividade (fotógrafo).. aí se abre um leque de outras despesas como:
- licenciamento
- IPVA
- Seguro obrigatório
- Taxas (multas, etc)
- lavação
- Manutenção
- Seguro total.. se for o caso
- depreciação do carro
no meu caso que uso o carro numa média de 8.000 km / ano ou 667km/mensais, a despesa MÉDIA mensal é de R$ 600,00( já incluído combustível e estacionamento citado na sua planilha) + depreciação em torno de 6% ao ano, dependendo do modelo/ano do veículo, Então PRA MIM, esse valor é de R$ 725,00 por mês.
Nesse caso, eu utilizaria o custo mensal 725,00/ 667km que é a média rodada por mês = R$ 1,08 por km rodado.
Estou me detendo mais nesse lance do veículo que é onde provavelmente sua despesa será maior..
Considere uma visita prévia (ida e volta), outra pra fazer o serviço (ida e volta), outra pra ir cobrar (ida e volta), levar o pendrive para imprimir as fotos, etc etc... multiplique a distância percorrida por 1,08 e vais ter o custo com deslocamento.
Digamos que ao todo para 1 projeto você rodou 100km x 1,08 = R$ 108,00. Detalhe: Se você fez 2 projetos no mês, seu custo é de R$ 362,50 (725/2)
Se você precisa comprar roupas, sapatos, etc EXCLUSIVAMENTE PARA USO NO TRABALHO, precisas considerar isso também.
O custo da sua hora de trabalho (imagine que você trabalhe como funcionário de uma empresa e seu rendimento bruto anual - demonstrativo para fins de imposto de renda - seja de R$ 30.000,00; equivalente a R$ 2500,00 por mês.
12 meses x 220 horas mensais = 2.640 horas trabalhadas/ano; ou seja, sua hora custa R$ 11,36
Então se o seu ensaio dura 6 horas, precisarias tomar como base um valor de 6 x 11,36 = R$ 68,16 + 10h para editar, levar para impressão, buscar, etc. + 113,60 (edição, deslocamento, tempo parado aguardando início), vai dar R$ 181,76.
Se você precisou comprar computador, impressora, precisas considerar a depreciação + gastos iniciais + juros provenientes da compra ou que deixou de ganhar se estivesse aplicado.
Computador 3000 + impressora 700 = 3700.
De acordo com a Receita Federal, em empresas, a taxa de depreciação de computadores e notebooks é de 20% ao ano. Ou seja, a cada ano o preço cai em 20%. Para esse exemplo, precisarias considerar um valor mensal de R$ 61,00 só da depreciação mensal ou R$ 740 por ano, sem considerar o juro que deixou de receber caso tivesse a grana aplicada.
O cálculo da depreciação do seu equipamento, acredito que já esteja coerente.
Precisarias incluir um percentual de inadimplência em cada projeto, para que quando isso acontecer, os demais já tenham coberto essa ocorrência (quase impossível não ter inadimplência no ramo empresarial).
Outro dado que precisaria ser lançado é Internet. Normalmente temos para uso residencial, mas geralmente quem usa um grande volume de dados precisa aumentar o pacote o que gera uma despesa extra.
Dito isso, é importante salientar que existem duas formas de ver a questão econômica dentro da fotografia.. com paixão e com a razão. Cabe a cada um levar para o lado que melhor achar interessante. Mas não se deixe enganar porque as contas não erram de endereço.